Основы составления документации при налоговом контроле
Процедуры налогового контроля предполагают разнообразие действий: от изучения помещений налогоплательщика до беседы с очевидцами.
Согласно Налоговому кодексу, все действия должны фиксироваться в специализированных документах – протоколах, которые могут быть присоединены к заключению проверки.
Любой протокол, составляемый в ходе контрольного мероприятия, включает в себя:
- название протокола;
- локацию проведения;
- временные рамки;
- контакты лица, ответственного за протокол;
- информацию о всех участниках;
- последовательность выполненных действий;
- основное содержание;
- релевантные детали для конкретной ситуации.
Допустим, при проверке налогоплательщика было решено опросить очевидцев.
Тогда документ будет иметь название "Протокол беседы с очевидцами".
Локация будет указывать место проведения беседы, а временные рамки – период налоговой проверки и длительность интервью.
При множестве очевидцев, информация о каждом, включая его показания, будет внесена в протокол.
Подробности опроса будут отражать и ход беседы, и обстоятельства, вызвавшие необходимость в таком опросе.
Люди, участвующие в мероприятии или будучи его свидетелями, имеют право не только высказывать свое мнение, но и вносить коррективы, которые учитываются при формировании протокола.
При осмотре определенного пространства протокол будет именоваться как "Протокол изучения помещения", уточняя его характеристику.
Место действия - это анализируемое пространство, временные рамки включают период проверки и осмотра. Данные о владельце и лицах с доступом также регистрируются.
Обычно при анализе пространства также проводится опрос свидетелей – это могут быть служащие или другие лица с доступом к помещению.
Соответственно, в таких случаях формируется несколько протоколов: о проверке пространства и беседе с очевидцами. Все они создаются согласно нормам Налогового кодекса.
Спецификация Протоколов.
Важным аспектом оформления налоговых протоколов является их корректное подписание.
Каждое лицо, принимавшее участие в действиях налогового контроля, должно подписать документ.
Например, при составлении "Протокола беседы с очевидцами", кроме ответственного сотрудника и самих очевидцев, подписи ставят и те, кто прямо присутствовал при налоговой процедуре.
Это могут быть как сам налогоплательщик, так и другие представители организации, на которую направлены проверки.
Обязательное условие – протокол составляется на русском языке.
Однако, при необходимости, он может быть дополнительно переведен на иной язык, особенно если это касается иностранных компаний или граждан.
Когда иностранный гражданин выступает в роли очевидца, ему предоставляется возможность иметь протокол на родном языке.
Протокол, как документ налогового контроля, приобщается к налоговому делу, поэтому вся информация в нем должна быть аккуратной и точной.
Были случаи, когда суд отклонял протоколы, составленные без учета законодательных требований или с ошибками.
Важна каждая деталь – от выбора правильного времени действия до корректности всех реквизитов.
При рассмотрении дела, если обнаруживаются ошибки в протоколе, например, неверно указано время осмотра, такой документ может быть признан недействительным.
В определенных ситуациях суд может потребовать новый осмотр и корректное оформление протокола.
При проведении опроса очевидцев их проинформируют о возможных налоговых последствиях при предоставлении ложной информации.
Это не означает уголовное преследование, но лишь акцентирует внимание на налоговых законах и нормах.
Материальные доказательства
Каждый протокол может включать в себя материалы, которые доказывают основной факт действия.
Это могут быть фото, видео, аудиозаписи или другие доказательства, связанные с проверкой.
Если, например, во время беседы с очевидцами нет возражений против аудиозаписи, то такая запись может послужить доказательством. Но недопустимы материалы, полученные без разрешения или в нарушение закона.
При формировании "Протокола осмотра помещения" видео или фотозапись может дать больше информации, чем текстовое описание.
Однако, владелец помещения должен дать согласие на такую запись.
В противном случае, такие материалы не будут признаны действительными в качестве доказательства.