Соглашение о предоставлении услуг / выполнении работ с частным лицом: руководство по подготовке, оплате и налогам
Когда компании нуждаются в специализированных работах или услугах, они часто обращаются к частным лицам с гражданско-правовым соглашением.
Давайте разберёмся, что это за документ, в чем его особенности по сравнению с трудовым контрактом, каким образом его оплачивать и как учесть налоги.
Вкратце, предоставим всю необходимую информацию для заказчика и исполнителя.
Уточним, что вопросы, связанные с соглашением между компанией (в качестве заказчика) и индивидуальным предпринимателем (в качестве исполнителя), в этом обзоре не затрагиваются.
Когда компании нуждаются в определенных услугах, они обычно заключают гражданско-правовое соглашение с частными лицами. Давайте разберёмся, что это за документ, его особенности и как учитывать налоги.
Основное законодательство.
Трудовой или Гражданский кодекс:
- соглашение о выполнении работ регулируется главой 37 «Подряд» ГК РФ;
- соглашение об оказании услуг регулируется главой 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ.
Разновидности соглашений ГПХ:
Мы рассмотрим два типа соглашений ГПХ с частными лицами: на исполнения работ и оказание услуг. Что это такое?
Соглашение о подряде. По этому соглашению подрядчик обещает выполнить определенную работу по поручению заказчика и передать ему итог, а заказчик должен оплатить эту работу (п. 1 ст. 702 ГК РФ).
Документ о предоставлении услуг. В рамках такого соглашения поставщик обещает предоставить услуги заказчику, который, в свою очередь, обязан оплатить их (смотрим ст. 779).
Обязательно внести:
- вид услуг;
- объем предоставляемых услуг.
- При необходимости указываются место и результат предоставления услуг.
- Дополнительные условия могут быть указаны по требованию одной из сторон.
Подрядчик в рамках соглашения о выполнении работ далее будет называться исполнителем, как и в случае соглашения об оказании услуг.
Пример соглашения об оказании услуг доступен по этой ссылке.
Условия оформления соглашения ГПХ:
Можно заключать соглашение ГПХ с любым лицом, включая иностранцев. Важно, чтобы работа или услуга отличались от трудовых обязанностей работника.
Обычно такое соглашение заключается для выполнения одноразовых работ или услуг без необходимости постоянного присутствия лица на территории компании.
Документация для оформления сотрудничества по ГПХ
Для оформления договора с исполнителем следует иметь в распоряжении:
- личный документ (например, паспорт);
- карточку СНИЛС. Она требуется, так как фирма будет направлять данные о физическом лице в Пенсионный фонд России и налоговую службу;
- карточку ИНН или же его версию с Госуслуг или портала ФНС;
- другие релевантные документы для успешного выполнения договорных условий и осуществления платежей исполнителю.
Отдельное внимание: соглашение с самозанятыми
Для компании "Лаборатория правосудия" выгодно сотрудничество по ГПХ с лицами, имеющими статус самозанятых.
Это позволяет оптимизировать налоги, так как не требуется удержание НДФЛ и страховые платежи.
При заключении договора со самозанятым необходимо подтвердить его статус и приложить соответствующие документы.
Однако, следует помнить ограничения: договор с частным лицом, являющимся самозанятым, не может быть заключен, если он ранее работал в вашей компании по трудовому договору в последние 2 года.
Суть договора ГПХ: результат или действие
Кратко, объект договора:
- для подряда – конкретная задача;
- для услуг – конкретные действия или деятельность.
Это означает, что ГПХ ориентирован на конкретный итог, в отличие от трудового договора. Из условий договора должно быть ясно, что для "Лаборатории правосудия" ценен итоговый результат.
Длительность договора ГПХ
Договор действует в течение установленного периода, начиная с момента его заключения до определенной даты или события (например, подписания акта выполненных работ). Однако, договор может быть заключен на неопределенный период, как, например, абонентское обслуживание.
Время для выполнения работ или предоставления услуг
Обычно в договоре указано:
- начало выполнения работ или услуг;
- конечная дата завершения работ или услуг.
Эти даты могут отличаться от срока действия договора.
Так, работа может начаться не сразу после подписания договора, а оплата может производиться после завершения всех работ.
Важность временных рамок при выполнении услуг/работ
В процессе сотрудничества могут быть установлены промежуточные дедлайны, в пределах которых необходимо завершить конкретные стадии проекта (смотрим статьи 708 и 783).
Таким образом, итоговая дата завершения услуги или работы не ограничивается законодательством, и стороны самостоятельно выбирают её. Сроки могут варьироваться от одного дня до десятилетия, в зависимости от условий соглашения.
Оценка и механизм оплаты
Стоимость услуг и работ формируется по договоренности сторон.
В контракте могут быть определены (ссылаясь на закон 709 ГК РФ):
- фиксированная ставка;
- механизм формирования цены (например, тариф за час работы, после чего итоговая сумма рассчитывается исходя из объема исполненной задачи).
- По условиям договора подряда, стоимость включает в себя все затраты исполнителя и его надбавку (смотрим статью 709).
Оплата услуг или работ осуществляется в соответствии с условиями контракта (например, в течение 10 рабочих дней после утверждения акта или предварительная оплата до начала выполнения работ). В случае предоплаты, важно указать размер аванса и время его перечисления (ссылаясь на закон 711, 781 ). При работе с частным лицом важно определить метод оплаты - наличный или безналичный (во втором случае, рекомендуется включить в контракт банковские реквизиты исполнителя).
Следует учесть, что цена услуги или работы по умолчанию может не быть ключевым условием договора, то есть может отсутствовать в контракте. В этом случае, оплата производится по стандартной стоимости аналогичных услуг или работ (см. ст. 709, ст. 424 ГК РФ). Однако такой подход может привести к несогласиям между заказчиком и поставщиком.
Иногда в контракте прописывается приближенная стоимость услуг, а конечная цена утверждается отдельным документом (см. ст. 709 ГК РФ).
Модель оплаты при сотрудничестве на основе ГПД: единоразовая или периодическая
Методика оплаты определяется обоими сторонами в рамках контракта. Так, оплата может осуществляться авансово, до окончания работ, или после их завершения, например, после подтверждения результатов в акте или отчете.
Тем не менее, существует вариант ежемесячной оплаты. Но данный подход влечет за собой риски, особенно если месячная оплата фиксирована и не зависит от фактически выполненного объема. Такой механизм напоминает оплату по трудовому договору (ежемесячный оклад) и может вызвать необходимость пересмотра условий договора.
Внимание на продолжительность рабочего дня и конечный результат
Соглашения на основе ГПД не предполагают учета рабочего времени, так как оплата рассчитывается исходя из результата, а не процесса.
Исполнитель не привязан к рабочему графику заказчика, однако договор может предусматривать согласованное время выполнения задач.
В случае, когда оплата производится за фактически отработанные часы, договор может включать условие о предоставлении отчета исполнителем, который будет утвержден заказчиком, и уже на основании этого отчета производится расчет оплаты.
Ресурсы и условия работы: где и чем работать
Обычно по условиям ГПД исполнитель работает на своем оборудовании, используя свои материалы (см. ст. 704 ГК РФ). Однако, в зависимости от специфики задач, заказчик может предоставить необходимые ресурсы. Например, при уборке помещений или ремонте заказчик может предоставить материалы или рабочее место. Важно отразить все эти моменты в договоре.
Процесс проверки и утверждения результатов
В случае договора подряда законодательство четко регламентирует обязанность заказчика принять выполненную работу, выявить возможные недочеты и информировать об этом исполнителя (смотрим закон 720 ). Как правило, принятие производится по акту, который подписывается обеими сторонами.
Модель компенсации в рамках ГПД: стандартная или однократная
Выбор модели оплаты остается на усмотрение участников договора. Они вольны определить порядок оплаты - будь то авансовое вознаграждение, оплата по факту оказания услуг или же периодические выплаты. Однако необходимо учесть риски: постоянная ставка может приблизить договор к условиям трудового контракта, что требует дополнительного внимания.
Регистрация рабочего времени: акцент на результат
Для исполнителей ГПД не требуется строгий учет рабочего времени, так как акцент делается на конечный результат, а не на время его достижения.
В зависимости от условий договора может быть оговорено конкретное время выполнения работ.
Важно прозрачно определить порядок отчетности и оплаты, особенно если оплата связана с конкретными рабочими часами. Отчеты могут быть регулярными, и их формат и содержание также стоит прописать в договоре.
Требования к ресурсам: кто и что предоставляет
Традиционно исполнитель, работающий по ГПД, использует свои ресурсы. Однако, в зависимости от специфики задачи, заказчик может предоставить необходимые инструменты или оборудование. Такие детали следует зафиксировать в контракте.
Процесс проверки и утверждения выполненных работ
При сотрудничестве по услугам важно четко определить моменты приемки работ, особенно если результат нематериален.
В этом случае рекомендуется в договоре указать:
- форму и детали задания;
- характер и периодичность услуг;
- особенности отчетности, ее формат и сроки;
- механизмы подтверждения оказанных услуг в случае отсутствия письменных документов.
Такие подходы помогут минимизировать риски споров и упростят учет расходов с точки зрения налогообложения.
Возможность задействования сторонних специалистов
В целом, при сотрудничестве на условиях ГПД, исполнитель работает лично, без привлечения третьих лиц. Если же планируется привлечение субподрядчиков, об этом следует прямо указать в договоре.
Взаимная ответственность участников ГПД
Исполнитель отвечает за качество услуг и сроки выполнения работ, в то время как заказчик обязан своевременно производить оплату. Договор может включать в себя условия о штрафах и неустойках, а также детали по урегулированию возможных конфликтных ситуаций.
Условия прекращения сотрудничества
Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или при наличии оснований, указанных в договоре. В некоторых случаях, особенно когда речь идет о предоставлении услуг, одна из сторон может односторонне отказаться от исполнения условий договора, при условии компенсации возможных убытков другой стороне.
Компенсационные принципы при договоре подряда: регулирование и компенсации
В рамках подрядного договора, заказчик имеет право прекратить сотрудничество в любой момент до завершения работы.
При этом ему следует:
- Компенсировать исполнителю часть стоимости работы, соответствующую уже выполненному объему;
- Возместить потери, связанные с расторжением договора.
Влияние договора ГПХ на пенсионные накопления
Необходимо подчеркнуть, что работа по договору ГПХ не отражается в трудовой книге. Но в то же время, уплаченные по договору страховые взносы позволяют учитывать этот период как страховой стаж.
Отношение больничного к договору ГПХ
С текущего года, соглашения ГПХ предоставляют исполнителям право на пособия в случае временной нетрудоспособности и по причинам, связанным с материнством. Однако для их получения необходимо соответствие определенным условиям.
Финансовые обязательства при договоре ГПХ
Заказчик обязан удерживать НДФЛ и перечислять его, а также уплачивать страховые взносы в соответствии с законодательством. При этом определенные особенности применяются в случаях, когда исполнитель имеет статус самозанятого.
Документальное оформление при договоре ГПХ
Организация, заключившая договор ГПХ, предоставляет аналогичные отчеты, как при наличии трудового договора.
Это включает в себя:
- Отчет о заключении и завершении договора;
- Расчеты по НДФЛ;
- Персонифицированные данные для налоговых органов;
- Отчетность по страховым взносам.
Также стоит учитывать новые требования к документам, введенные с 2023 года.
Опираясь на вышеуказанное, "Лаборатория правосудия" рекомендует внимательно подходить к оформлению договоров ГПХ, учитывая все законодательные нюансы и возможные последствия.
Договор ГПХ в «Лаборатории правосудия»: анализ преимуществ и недостатков
Заключая договор ГПХ, «Лаборатория правосудия» обнаруживает, что финансовые обязательства, связанные с таким договором, практически идентичны обязательствам по трудовому договору. Взносы на страхование от несчастных случаев исключены, за исключением специфических условий в договоре. Таким образом, в финансовом аспекте компания не получает значительных выгод.
Однако договор ГПХ предоставляет меньше обязательств в отношении исполнителя. Нет необходимости компенсировать отпуска, оплачиваемые больничные или другие гарантии, которые характерны для стандартного трудового договора.
При анализе договора ГПХ и трудового договора в контексте физического лица, рекомендуем изучить нашу юридическую консультацию.
Риск переквалификации договора ГПХ
Судебная практика демонстрирует, что договор ГПХ может быть переоценен как трудовой, если между сторонами фактически существовали трудовые отношения. Определенные критерии указывают на характер этих отношений.
Если суд придет к выводу о переквалификации, то исполнителю будут предоставлены все гарантии и льготы, предусмотренные трудовым кодексом. Это может привести к дополнительным финансовым обязательствам для организации, включая оплату отпуска, компенсацию за не использованный отпуск и другие.
Также важно подчеркнуть, что «Лаборатория правосудия» может столкнуться с штрафами за неправильное применение договора ГПХ, когда на деле регулируются трудовые отношения.
Обращайтесь к «Лаборатории правосудия» за подробным анализом и рекомендациями по договорам ГПХ.