Компании, как и люди или государства, имеют свою секретную информацию.
Каждая компания определяет, какие детали она предпочитает сохранять в тайне: формулы, процедуры или расписание службы безопасности.
Это закономерно, если все учтено в документации.
Но иногда детали, которые являются коммерческой тайной, раскрываются, а виновный работник не несет ответственности из-за недостатков в оформлении.
Что относится к коммерческой конфиденциальности и как все учесть?
Что понимается под коммерческой тайной?
Информацию можно считать коммерческой тайной, если она соответствует этим критериям:
- Связана с бизнес-процессами компании. Например, формула напитка или метод создания стройматериалов считается тайной, а предпочтения директора в напитках – нет.
- Не включает в себя данные, классифицированные как государственные секреты. Государство определяет и охраняет такие данные.
- Данные принадлежат этой компании.
- Третьи стороны не обладают этой информацией, но она ценна для них.
- Владелец данных ограничил к ним доступ и принял шаги для их защиты от неуполномоченного доступа и распространения.
Что именно считать коммерческой тайной, определяет владелец.
Это может включать в себя формулы, методы или любые другие данные, соответствующие указанным условиям.
Однако нельзя просто заявить, что определенные данные являются тайной.
Необходимо все оформить в соответствии с законом.
Правовые основы.
Определение коммерческой тайны изложено в гражданском кодексе и соответствующем законе о конфиденциальности бизнес-информации.
Коммерческая тайна — это данные, обладающие коммерческим потенциалом благодаря своей уникальности и недоступности для сторонних лиц. При этом важно, чтобы обладатель этих данных активно оберегал их и предпринимал действия для их защиты.
Также это режим защиты информации, предоставляющий владельцу определенные преимущества.
Это может помогать повысить доходность и снизить ненужные издержки.
Например, методика, по которой банк анализирует кредитоспособность клиентов, помогает уменьшить риски и избежать потерь.
Или компания, зная особенности проведения своих акций, удерживает лидерство в своем сегменте рынка.
Что может являться коммерческой тайной?
Не все, что хочется, можно объявить конфиденциальным, даже если это кажется возможным по закону.
Суть коммерческой тайны в том, что она ценна из-за своей уникальности и неизвестности широкому кругу лиц.
Если информация станет доступной для всех, ее уникальность исчезнет.
На практике это выглядит так: допустим, руководитель решает сохранить в секрете все: процессы, график работы, команду и даже количество персонала. Однако это нереализуемо.
Если конкуренты узнают о режиме работы и количестве сотрудников, это никак не повлияет на бизнес, и информацию о составе команды считать конфиденциальной законодательно невозможно.
Если конкуренты обнаружат рецептуру, методику или производственные шаги, это даст им конкурентное преимущество, позволяя, к примеру, производить напитки по аналогичной формуле. Стоимость этой информации упадет.
Законодательно к коммерческой тайне не относят, к примеру, данные о компании в рамках судебных процессов, информацию о налоговой задолженности или данные о партнерах компании.
Так как разглашение такой информации не делает ее менее ценной, это не считается коммерческой тайной.
Разделы коммерческой тайны.
В то время как государственная тайна разделена на уровни секретности, такие как «секретно», «строго секретно» или «чрезвычайно важно», в коммерческой тайне такой системы нет.
Метки вроде «критически важная коммерческая информация» или «абсолютно конфиденциальные коммерческие данные» не меняют ничего в ее статусе.
Ответственность за ее разглашение не усиливается, а порядок ее использования сохраняется.
Способы защиты коммерческой тайны.
Идентифицировать документ, содержащий коммерческую тайну, легко.
Обычно в правом верхнем углу размещается маркировка конфиденциальности.
Таким образом документ с коммерческой тайной может быть обозначен.
Однако одной метки недостаточно.
Просто заявить, что информация теперь конфиденциальна, – это мало.
Нужно активно предпринимать действия для ее защиты, чтобы она не стала доступной посторонним.
Владелец такой информации должен фактически ограничить доступ к ней без своего разрешения.
Кроме того, необходимо гарантировать, что сотрудники могут использовать эту информацию и передавать ее партнерам, не нарушая режим конфиденциальности.
На предприятии требуется ввести режим конфиденциальности.
Инструкция:
- Уточните список данных, относящихся к коммерческой тайне. Список должен быть четким. Например, формула печенья — это явная технология, возможная для тайны, равно как и методика его производства. Однако не следует говорить, что все методы производства этого печенья секретны. В случае спора, важные фразы будут против вас.
- Задайте правила обработки таких данных и мониторинг их соблюдения. Фиксируйте все на бумаге — словесные инструкции неприемлемы. Лучше всего это указать в приказе или инструкции, соответственно культуре компании. Так, можно указать, что доступ к тайне имеют Иванов, Петров и Сидоров, материалы хранятся у Иванова в сейфе, а передача возможна только с одобрения руководства.
- Ведите учет тех, кто имел доступ к конфиденциальной информации. Если данные на бумаге, заведите реестр. Взял документ — подписался. Вернул — ответственный подтвердил прием. Если данные цифровые, ограничьте доступ к ПК, где они хранятся, установите пароль и выдавайте его по росписи. В этом контексте видеокамера будет весьма полезной для контроля доступа, но не забудьте предупредить коллег.
- Внесите все, связанное с конфиденциальностью, в договоры с работниками и контрагентами. Каждый сотрудник, имеющий доступ к тайне, должен быть осведомлен об этом. Необходимо познакомить его с документами, где указаны эти правила. На медиа с коммерческой тайной наносите маркировку "Конфиденциально" и указывайте владельца данных. Для юр. лиц это их официальное название и адрес.Для индивидуальных предпринимателей — ФИО и адрес проживания. Формат грифа законодательно не определен. Это может быть штамп, ручная запись, стикер — допустимо на USB или на HDD компьютера. Или можно впечатать непосредственно на формуляр. Важно, чтобы было ясно: материал связан с тайной и кому он принадлежит. Грифы без указания владельца — вне рамок закона.
Это основные требования по законодательству.
Если упустить даже один аспект, суд может посчитать, что режим конфиденциальности был нарушен, и привлечение к ответственности за разглашение станет невозможным.
Соблюдение этих стандартов — не просто право, но и обязанность владельца тайны.
Необходимо документировать все действия по сохранению конфиденциальности и уведомить об этом коллег по росписи.
Вербальные директивы не уместны — их наличие сложно подтвердить в суде.
Оформите это в документе, например, в приказе или указании.
Можно назвать его: "О мерах по сохранению конфиденциальности" или любым другим образом.
Суть документа должна быть ясна всем и, при необходимости, суду.
Зачастую указывают некоторых коллег, ответственных за соблюдение этого порядка.
Процедура определения информации, относящейся к коммерческой тайне.
Компания может менять свои "секреты".
Тщетно и бесцельно сохранять в тайне известные всем факты.
Это также ресурсозатратно: системы безопасности требуют вложений, а тем, кто обеспечивает конфиденциальность, нужно выплачивать зарплату.
Следовательно, формируют процедуру по определению конфиденциальной информации.
В ней указывают, какие "секреты" актуальны, когда они становятся устаревшими и кто это решает.
Привести универсальный шаблон такого регламента сложно.
В отдельных организациях его может не существовать: руководители могут определить эту информацию самостоятельно и оформить, скажем, в конкретном распоряжении.
Но для крупных фирм я бы посоветовал его разработать.
В данном документе стоит уяснить:
- Какие данные считаются коммерческой тайной?
- Кто уполномочен принять такой вердикт?
Это может быть исключительно директор или определенные специалисты, как инженер или глава службы безопасности.
При этом полномочия следует предоставить посредством отдельного документа.
При каких обстоятельствах информация теряет статус конфиденциальности и кто решает, когда с нее убирается метка ограниченного доступа?
Постановление о конфиденциальности.
Этот ключевой документ необходим для привлечения сотрудника к ответственности и возмещения ущерба.
Как правило, к таковому документу в любой структуре подходят со всей серьезностью.
В нем подробно указывают стандарты гражданского кодекса, закон о конфиденциальности и определения из указанных законов, хотя можно обойтись ссылкой на источник.
Главное не в размере, а в содержании.
Дам несколько советов по написанию такого документа, чтобы избегать грубых ошибок.
Основное — избегайте обобщенных выражений как «не раскрывать абсолютно ничего» или «все данные фирмы — коммерческая тайна».
Составьте точный список сведений.
Хотя документ может предполагать компенсацию ущерба, это может быть не самым лучшим решением — убыток надо будет доказать перед судом.
Допустим, сотрудник раскрыл рецептуру напитка конкурентам, а владелец этой формулы обратился в суд.
Но как доказать ущерб в размере 1 000 000, а не, например, в 1 000 рублей?
Непростая задача. Лучше предусмотреть возможность наложения штрафа за нарушение конфиденциальности.
В общем, регламент можно сконструировать так:
- Кто в компании является держателем конфиденциальной информации и какова ее ценность для бизнеса?
- Кто классифицирует данные как конфиденциальные и какие именно сведения к ней относятся?
- Каким образом следует работать с такими данными в компании?
Все сотрудники должны быть проинструктированы по этому документу и подписать обязательство о сохранности конфиденциальной информации.
Однако только этого может быть недостаточно.
Меры на бумаге — это только часть решения.
Они актуальны, когда утечка уже произошла и следует готовиться к суду.
Но главное — предотвратить подобные инциденты.
Это осуществимо, хоть и может потребовать ресурсов.
В защите конфиденциальности ключевыми являются люди, технологии и процедуры.
Давайте разберемся, как все это взаимодействует.
Личный состав.
Ценнейший актив любой компании - это ее сотрудники.
Если администраторы вашей системы часто меняются, вероятно, они переходят из компании в компанию, взяв с собой ценные данные.
Отследить такое поведение непросто.
Если ваш главный технолог зарабатывает меньше, чем аналоги на рынке, рассчитывать на его лояльность рискованно.
По моему убеждению, стойкий и преданный персонал - ключ к надежной защите информации, хотя абсолютных гарантий нет.
Методы.
Создание множества регламентов и предостережений может быть бесполезным, если конфиденциальные документы передаются «на слово», лежат на рабочих столах в отсутствие сотрудников или аккуратно складываются на подоконнике ночью.
В качестве базовых мер, я бы порекомендовал:
- Приобрести сейфы или железные шкафы для тех, кто работает с чувствительной информацией, и требовать по должностным инструкциям хранение таких документов исключительно там.
- В нерабочие часы сейф должен быть заперт и опечатан.
- Необходимо ввести ответственность за его нарушение.
- Следить за передачей и хранением документов у тех, кто имеет доступ к материалам с коммерческой тайной.
- При получении таких документов или накопителей требовать подписи.
- Передача другому лицу? Тоже требуйте подпись с датой.
В общем, процесс обращения с документами, помеченными как "Коммерческая тайна", должен быть четко регламентирован, с соответствующими документами.
Технологии.
Представьте, что конфиденциальные формулы и методики записаны на старомодных бумажках, написанных от руки в едином экземпляре.
В реальности же они чаще всего хранятся в цифровом формате, что удобно для работы, но также привлекательно для кражи.
Для обеспечения безопасности ПК существует несколько методов.
Самый доступный - это закрыть USB-порты и другие разъемы специальными стикерами.
Однако более надежное решение - программное.
Рассмотрим, например, программу Dallas Lock: она сертифицирована ФСБ и создана специально для охраны данных.
Это ПО позволяет ограничивать доступ к USB-портам, при этом допуская только утвержденные накопители.
Кроме того, она контролирует процесс копирования данных.
В зависимости от версии и функций, ее цена варьируется от 3 698 до 16 170 рублей.
Конечно, это не единственный инструмент такого типа.
Если вы используете что-то подобное, поделитесь в комментариях.
Если работники, обладающие доступом к коммерческой тайне, ее партнеры или официальные представители государственных и местных органов получили доступ к таким данным, они и будут ответственными.
Сотрудник может быть привлечен к ответственности при следующих критериях:
- Ему предоставили список с данными, являющимися коммерческой тайной, и он подтвердил это своей подписью.
- Он был проинформирован о последствиях за ее утечку.
- Ему предоставили все необходимые условия для соблюдения конфиденциальности при работе с этой информацией.
- Представители госструктур и местной власти, имеющие доступ к таким данным, также обязаны обеспечивать их конфиденциальность.
- За нарушения могут возбудить гражданско-правовые дела.
Пример:
Если Роспотребнадзор проводит аудит в ресторане и изучает рецепты, признанные коммерческой тайной, и после этого сотрудник разгласит эти формулы, то на него могут наложить санкции.
Что такое разглашение тайны?
Разглашение коммерческой тайны — это любые действия или их отсутствие, в следствие чего конфиденциальные данные становятся доступными третьим лицам.
Способ утечки значения не имеет.
Может быть устный рассказ, письмо — в печатном или электронном виде.
Или же копирование на накопитель и передача кому-то.
Все случаи, когда данные попадают к сторонним без разрешения владельца, рассматриваются как утечка.
За распространение секретных данных сотрудник ответственен.
Степень этой ответственности зависит от степени его вины и последствий.
Разберем каждый аспект.
Дисциплинарные меры.
Наниматель вправе расторгнуть договор о труде, если сотрудник допускает утечку коммерческой информации.
Это возможность, а не долг.
Так, вместо увольнения руководство может взять курс на другие виды воздействия: вынести предупреждение, осуществить устное замечание или наложить штраф.
Решение выбирать дирекции.
Не следует думать, что уволить просто так просто.
Для этого у руководителя должны быть убедительные доказательства вины сотрудника.
В случае обращения в юридические органы, бремя доказательства ложится на работодателя.
Кейс из суда.
В Екатеринбурге дирекция считала, что одна из сотрудниц раскрыла фирменный секрет и отправила ее в отставку.
Дама не согласилась с решением и обратилась в суд.
Судебные органы потребовали подтверждений законности действий руководства.
Оказалось, что контракт не уточнял, какие именно секреты запрещено разглашать.
Итог: решение о увольнении было признано неправомерным, а работодателю пришлось выплатить компенсацию — 26 971 рублей и дополнительно 500 рублей за моральный ущерб.
Уголовное наказание.
Это мера за похищение, вымогу или разглашение коммерческих данных без разрешения владельца.
Предусмотрено штрафом до 500 000 рублей или лишением свободы до 3-х лет.
Если утечка информации привела к значимым потерям или была осуществлена с корыстными мотивами, наказание ужесточается: штраф может достигать 1 млн рублей, а срок заключения — 5 лет.
Это не самый частый вид наказания.
Однако, есть примеры.
В Тобольске специалист мобильного оператора фиксировал на камеру информацию о клиентах и передавал третьим лицам. Признав вину, он просил рассматривать дело ускоренно, что обычно ведет к более мягким мерам. В итоге был наложен штраф.
Иногда же меры куда строже.
Девушка занималась продажей данных о телефонных вызовах. После проведения проверки она была осуждена к условному лишению свободы на год.Обязательства по гражданскому праву. Если кто-то нарушает исключительные права на фирменный секрет, он должен компенсировать причиненные убытки. Есть способы избежать этой ответственности. Нарушителю потребуется убедить, что он не осознавал, что использовал фирменный секрет незаконно.
Возмещение убытков может быть направлено как против сотрудника, так и против партнера. Однако, убытки надо будет доказать и обосновать. К тому же, потребуется подтвердить, что режим коммерческой конфиденциальности действительно существовал и предоставить соответствующие документы. Задача сложная.
Кейс из суда.
Руководитель в компании завладела данными 155 клиентов и применяла эту информацию в свою пользу.
Компания, узнав об этом, решила возместить потери от утери клиентов и обратилась в суд с требованием компенсировать упущенные возможности на сумму 491 474,92 рублей.
Суды не удовлетворили требование.
Они пришли к выводу, что в предоставленных материалах нет убедительных доказательств соблюдения режима коммерческой конфиденциальности по отношению к клиентской базе. Утеря клиентов не является прямым следствием нарушения коммерческих прав компании. Материальные потери также не были подтверждены.
Ответственность по административному праву.
Применяется в случае раскрытия информации, доступ к которой ограничен.
Ответственность применяется, если против нарушителя не возбуждено уголовное дело.
- Для граждан штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб..
- Для должностных лиц наказание серьезнее — от 40 000 до 50 000 руб. или лишение права занимать определенные должности до 3 лет.
- Для юридических лиц ожидает штраф от 100 000 до 200 000 руб..
Административная ответственность чаще всего используется, когда информация была раскрыта, но без серьезных последствий.
Несмотря на это, в случаях с коммерческой тайной, данный вид ответственности применяется редко, так как существуют другие формы наказания.
Что такое разглашение тайны?
Не обязательно совершать активные действия, чтобы раскрыть секрет: например, утечка базы или специфических данных. Иногда бездействие, как недостаток мер безопасности, может привести к утечке. Причина может быть в документе, оставленном на видном месте, или в компьютере, который не был выключен.
Кейс.
Сотрудник отправлял на свой email данные, содержащие коммерческую тайну. Когда об этом стало известно, его уволили. Он не согласился с решением и обратился в суд.
По мнению суда, разглашение действительно произошло.
Хоть email и принадлежал сотруднику, информация передавалась через серверы "Mail.ru", что подразумевает третью сторону в процессе.
Однако, мужчина обратился в Конституционный суд РФ. Суд пришел к выводу, что разглашение не состоялось: компания, чьи серверы использовались для отправки письма, не имела доступ к содержанию. Следовательно, решение о увольнении требует пересмотра.
Наиболее часто встречаемые способы раскрытия коммерческой тайны:
- Прямое забирание данных — утащить бумаги, диски или другие средства хранения.
- Чтобы предотвратить, следует контролировать все документы и устройства, содержащие конфиденциальные данные, и отслеживать их перемещение внутри компании.
- Дублирование данных — через компьютерное копирование или снимки. Враги могут охотиться даже на снимки с монитора.
- Против фотографирования помогут камеры наблюдения, а против копирования и отправки — программы вроде «Даллас лок» и подобные, а также контроль электронной корреспонденции.
- Установка злонамеренного ПО на компьютеры фирмы.
- Частично предотвратить можно через своевременное обновление ПО и корректировку его параметров.
Как подтвердить раскрытие коммерческой тайны?
При обнаружении утечки, действия зависят от желания привлечь лицо к ответственности.
Если уголовное преследование не рассматривается.
Действовать следует в рамках трудового законодательства.
Схема действий аналогична процессу при нарушении дисциплины:
- Инициируется приказ о внутреннем расследовании, выбирается лицо для контроля.
- От нарушителя требуют объяснения в письменном виде. Дается минимум два дня.
- В случае отказа составляется документ.
- Запрашиваются показания у свидетелей.
- Затем анализируются все доказательства.
- Если оправданий нет, руководитель может вынести решение о дисциплинарных мерах.
- Если рассматривается уголовное преследование.
- Требуется обращение в силовые структуры.
В документе требуется уточнить следующее:
- Все детали исчезновения устройств с данными, являющимися коммерческой тайной: день, час, точка инцидента.
- Определить всех, кто может быть замешан. Если нарушитель известен — привести полную информацию о нем.
- Предоставить показания свидетелей и другие улики (например записи с камер, оттиски страниц журналов учета документов). В их отсутствие доказать вину сотрудника трудно.
- Добавить подтверждения того, что в компании действует режим конфиденциальности, например образцы договоров о недивульгации, выдержки из инструкций, трудовых контрактов, положений о тайне.
- Уточнить, что компании нанесен финансовый убыток, и если возможно — оценить его размер.
- Запросить инициацию уголовного расследования, выявить виновных и привлечь их к ответственности.
Процесс инцидентного расследования и детали следствия зависят от наличия преступления по статье 183 УК РФ.
Этот пункт регулирует нелегальное использование и распространение информации, имеющей статус коммерческой, налоговой или банковской тайны.
Хотя привлечение к ответственности по этому пункту и редкость, но применение этой статьи УК РФ актуально.
Пример из суда иллюстрирует ситуацию, где две сотрудницы банка, обладая доступом к данным о счетах клиентов, злоупотребили этой информацией, создавая кассовые ордера и снимая деньги с клиентских счетов в личных целях.
Суд признал, что логин и пароль от банковских систем, которые эти женщины использовали, являются коммерческой тайной банка.
Они были предупреждены об ответственности за незаконное использование этой информации, но все равно злоупотребили ею ради личной выгоды, что привело к финансовому ущербу клиентам банка.
Суд приговорил обвиняемых к лишению свободы, но из-за их сожалений, признания виновности и содействия следствию, наказание было условным. Одной из женщин назначили испытательный срок на три года, а другой — на четыре года.
Кроме того, им пришлось возместить ущерб.
Этот случай подчеркивает важность соблюдения конфиденциальности при обработке коммерческих данных и показывает, что судебная система способна привлечь к ответственности тех, кто нарушает коммерческую тайну.