Документы для аккредитации представительства (филиала) иностранной компании в России

Многие зарубежные организации, обращаясь к нам за консультацией, интересуются оптимальными способами развертывания своего бизнеса в России, хотят понять разницу между открытием филиала и представительства.

Давайте разберёмся в деталях.

Представительство – это структура, главной задачей которой является защита и представление интересов основного юридического лица.

Однако проведение бизнес-операций ему не доступно.

Филиал в этом контексте выглядит как более автономное подразделение: он может выполнять практически любые функции основной компании, включая те, что присущи представительствам.

Так, если ваша цель - изучение рынка, проведение маркетинговых исследований, создание партнёрских связей или формирование дилерской сети, представительство станет оптимальным выбором. Однако стоит помнить: коммерческие операции для представительства закрыты.

Основная активность таких структур – это продвижение продукции и услуг главной компании, а также поиск партнеров для сотрудничества.

Что касается юридической стороны вопроса, то механизмы аккредитации представительства и филиала в целом схожи, а затраты практически идентичны.

При этом следует учитывать особенности правовой системы при организации работы иностранных структур в России.

Законодательство России в этой сфере представляет собой сочетание местных норм и правил страны-основателя.

Это может добавить нюансов при реализации таких проектов.

"Лаборатория правосудия" о регуляции иностранных представительств и филиалов в РФ.

Работа иностранных коммерческих структур в России основана на ФЗ "Об иностранных инвестициях в Российской Федерации" от 09.07.1999 № 160-ФЗ (смотрите здесь: ссылка).

Этот нормативный акт регламентирует ключевые моменты по созданию и функционированию иностранных представительств и филиалов.

Однако, дополнительные аспекты аккредитации можно найти в письмах и документах ФНС России.

Стоит отметить, что для иностранных банков, страховых и кредитных организаций существуют отдельные законы, регулирующие их работу в России.

Деятельность таких структур контролируется сразу несколькими законами, включая гражданское, налоговое, таможенное законодательства и специфические законы, связанные с их видом деятельности.

Данная статья акцентирует внимание на коммерческих представительствах и филиалах, рассмотрим примерные расходы на их аккредитацию:

• Госпошлина за аккредитацию - 120 000 руб.
• Нотариус и перевод документов - от 35 000 руб. (зависит от объема и языка).
• Удостоверение Торгово-Промышленной Палаты о численности иностранных сотрудников - от 18 000 руб.
• Юридические услуги (подготовка и сопровождение) - начиная от 90 000 руб.
• Доставка документов курьером - начиная от 3 000 руб.

Перечень необходимых документов для аккредитации представлен на нашем официальном сайте "Лаборатория правосудия" по аккредитации иностранных структур в РФ.

Чтобы успешно пройти аккредитацию вашего иностранного филиала или представительства в Российской Федерации, необходимо подготовить ряд ключевых документов:

• Заявку на бланке № 15АФП, подписанной уполномоченным лицом (раздел о числе иностранных сотрудников подтверждается Торгово-промышленной палатой РФ).
• Официальное решение иностранной компании о запуске филиала или офиса в РФ.
• Регламент иностранного филиала или представительства.
• Основные документы вашей иностранной компании.
• Выписку из реестра юридических лиц страны регистрации или эквивалентный документ, подтверждающий статус компании.
• Свидетельство о регистрации как налогоплательщика в стране происхождения с указанием налогового кода.
• Доверенность с полномочиями руководителя российского филиала или представительства.
• Квитанцию об уплате госпошлины (рекомендовано иметь, хотя не обязательно). Текущий размер - 120 000 руб.
• Доверенность от заявителя, в случае представления документов через агента.
• Перечень представленных документов в двух экземплярах.

Процедура аккредитации в России:

Подробная инструкция.

Основываясь на многолетнем опыте в области аккредитации иностранных структур, "Лаборатория правосудия" предлагает вам исчерпывающую пошаговую инструкцию по этой процедуре.

Этап 1. Разработка устава для вашего филиала (офиса) в РФ.

"Лаборатория правосудия" рекомендует оформить устав для вашего филиала или офиса иностранной компании в России с учетом некоторых ключевых моментов.

Данный документ формируется на ваше усмотрение.

Основные элементы, которые следует включить:

• Правовой статус, название и адрес вашей основной компании в стране, где она зарегистрирована.
• Название филиала или офиса, а также его адрес в пределах России.
• Основные цели и направления деятельности вашего филиала или офиса.
• Система управления внутри филиала или представительства.
• Кроме того, устав может содержать иные пункты, которые отражают специфику вашего бизнеса в России, при условии, что они не нарушают действующего законодательства РФ.

Этап 2: Принятие решения о создании отделения (бюро) зарубежного юридического лица в России.

Соберите документацию, связанную с регистрацией вашего зарубежного юридического лица и обеспечьте юридический перевод этой документации.

Основание для создания отделения (бюро) зарубежного юридического лица в России устанавливается на основе учредительных материалов иностранного юрлица и правовых норм страны, где оно зарегистрировано.

Важно знать, что заявку на аккредитацию следует подавать в течение 12 месяцев с момента принятия решения о создании отделения в России.

Если документы предоставлены позже этого срока, регистрирующий орган может отказать в аккредитации.

Для процесса аккредитации отделения иностранной компании требуются следующие документы:

• Учредительные материалы зарубежного юрлица.
• Выписка из реестра иностранных юридических лиц из страны, где зарегистрирована компания или документ сравнимой юридической мощности.
• Документ, подтверждающий правовой статус зарубежного юрлица.
• Документ, выданный официальным органом в стране, где компания зарегистрирована, подтверждающий регистрацию компании как участника налоговой системы и указывающая налоговый код или его эквивалент.
• Все предоставленные документы должны быть датированы не ранее чем за год до даты подачи документов на аккредитацию.
• По учредительным документам, дата создания не означает дату утверждения последней версии иностранным юрлицом, а дату, когда перевод на русский язык был заверен в соответствии с правилами аккредитации (Письмо Федеральной налоговой службы России от 14.08.2015 г. № ГД-4-14/14339@).
• Материалы направляются в соответствующий налоговый орган на русском или иной языке, но с обязательным переводом на русский, выполненным в соответствии с требованиями российского законодательства (чаще всего это нотариально удостоверенный перевод).
• Эти материалы могут быть предоставлены в форме заверенных копий, согласно правилам Российской Федерации.

Документы, полученные от зарубежных органов, допустимы с консульской легализацией или апостилем, если специфические договоры России не предписывают иного.

Все многостраничные документы должны быть соединены, страницы пронумерованы, и на последней странице указывается общее количество листов.

Внесение изменений или корректировок в текст документов недопустимо.

Важно помнить: ошибки в оформлении документов для аккредитации вашего представительства (или филиала) могут стать причиной отказа в регистрации, причем без возможности возврата уплаченной суммы.

Также рекомендуем подготовить заверенные нотариусом копии всех материалов, подготовленных для передачи в ТПП РФ от "Лаборатории правосудия".

Этап 3. Оформите документ согласно образцу № 15АФП.

Данный образец был утвержден решением ФНС России, датированным 26.12.2014 под индексом ММВ-7-14/681@.

При заполнении уделяйте внимание всем пунктам, связанным с вашей компанией.

Не забудьте:

• заполнить все на русском языке;

• оно должно быть подписано уполномоченным лицом иностранной компании. Согласно приведенному образцу (раздел "Сведения о заявителе") это может быть директор иностранной компании, руководитель ее представительства или другое лицо с соответствующими полномочиями (приложите утверждающий документ);

• включите подтвержденные данные о численности иностранных работников в вашей организации за рубежом. Информацию по их подтверждению найдете ниже;

• убедитесь, что все данные в документе соответствуют предоставленным материалам, включая нотариально заверенные переводы документов вашей компании.

Руководство по заполнению заявления от "Лаборатории правосудия" по шаблону № 15АФП:

Выберите тип деятельности: "1" для регистрации филиала, "2" для представительства.

Раздел 1: Укажите данные иностранной организации (полное и, при возможности, краткое название), а также ИНН, если он был присвоен в РФ.

Раздел 2: Занесите код страны организации, соответствующий Общероссийскому классификатору стран.

Раздел 3: Приведите адрес вашей организации.

Раздел 4: Определите и укажите статус вашей компании из предложенного списка или укажите иной.

Раздел 5: Назовите регистрирующий орган вашей компании.

Раздел 6: Запишите регистрационный номер организации.

Раздел 7: Уточните код налогоплательщика, если таковой имеется.

Раздел 8: Приведите дополнительную информацию о регистрации, если есть особенности.

Раздел 9: Заполните данные об уставном капитале и коде валюты.

Разделы 10-12: Укажите банковскую информацию организации.

Разделы 13, 14: Запишите названия филиала или представительства.

Раздел 15: Уточните местоположение филиала или представительства.

Раздел 16: Дайте информацию о дате основания структурного подразделения.

Раздел 17: Занесите коды деятельности согласно Общероссийскому классификатору.

Разделы 18-26: Приведите данные о руководителе филиала/представительства, включая его контактную информацию в РФ.

Разделы 27-29: Запишите информацию о численности сотрудников и лице, ответственном за согласование в ТПП РФ.

Разделы 30-37: Подробно опишите данные о заявителе, месте его проживания и пребывания в РФ и приложите его подпись.

Инструкция от "Лаборатории правосудия" по удостоверению данных о количестве иностранных сотрудников:

Этап 4: Удостоверьте в ТПП РФ информацию о количестве работников иностранного офиса или филиала.

Каждое представительство обязано утвердить число сотрудников, даже если иностранные работники отсутствуют.

Единственное исключение - филиалы авиалиний и банков, где удостоверение проводится специализированными органами.

Эта услуга является платной.

Инструкции, тарифы и необходимые документы можно найти на веб-сайте ТПП РФ.

Приблизительные затраты на эту процедуру составляют 18 000-21 000 рублей.

Сначала оплатите услугу, а затем предоставьте следующие документы для проверки:

• Письмо с запросом об утверждении количества иностранных сотрудников, подписанное руководителем иностранной компании.
• Письмо должно также содержать согласие на обработку персональных данных в соответствии с правилами, указанными на сайте ТПП РФ. Это письмо предоставляется в оригинале на бланке компании с контактной информацией.
• При онлайн-заполнении через веб-сайт ТПП РФ предоставляется скидка.
• Заполненная 5-ая страница заявления по образцу № 15АФП.
• Основные документы вашей иностранной компании (нотариальные копии).
• Материалы, подтверждающие правовое положение организации в стране регистрации (нотариальные копии).
• Документ, удостоверяющий регистрацию в качестве налогового субъекта со специфическим кодом.
• Решение о создании отделения/представительства в Российской Федерации (нотариально заверенная копия).
• Устав филиала/представительства (нотариальная копия).
• Доверенность, подтверждающая полномочия руководителя российского филиала/представительства (нотариально заверенная копия с переводом).

Руководство от "Лаборатории правосудия" по удостоверению и аккредитации иностранных компаний:

Для удостоверения документов, которые были заверены в иностранной стране, следует соблюдать протокол Гаагской конвенции 1961 года, используя апостиль.

Если Россия и данная страна не имеют специального соглашения, то также потребуется легализация в российском консульстве.

Документы, написанные не на русском языке, нуждаются в нотариальном переводе.

Важно! При любых изменениях в численности иностранных сотрудников, вы должны обновить информацию о вашем филиале или представительстве.

Эта процедура включает удостоверение данных о сотрудниках в ТПП, после чего документы направляются на аккредитацию.

Этап 5: Уплата аккредитационной платы.

Сумма аккредитационного взноса для каждого филиала или представительства составляет 120 000 рублей.

Детали оплаты доступны на веб-портале ФНС РФ.

Этап 6: Подача материалов для аккредитации.

Ответственным за аккредитацию большинства иностранных компаний является ФНС РФ, но для филиалов в авиации и финансовых организациях процедура немного отличается:

• Для финансовых учреждений: Центральный банк РФ.
• Для авиакомпаний: Федеральное воздушное агентство, которое в свою очередь предоставляет данные ФНС.
• Отдельный порядок предусмотрен для иностранных СМИ. В этом случае МИД РФ утверждает создание представительства и аккредитует иностранных журналистов.

Рекомендации "Лаборатории правосудия" для аккредитации иностранных филиалов:

Для успешной аккредитации иностранного представительства в России, подготовьте следующий пакет документов:

• Основные учредительные материалы вашей компании;
• Отрывок из иностранного реестра юр. лиц или аналогичный документ;
• Сертификат, подтверждающий статус вашего юр. лица;
• Свидетельство от гос. органа вашей страны, подтверждающее вашу регистрацию как налогоплательщика с указанием налогового номера;
• Решение о создании представительства или филиала в России от вашей компании;
• Устав иностранного представительства или филиала;
• Удостоверение о полномочиях руководителя вашего российского представительства;
• Квитанция об оплате гос. пошлины (желательно иметь, так как хотя данные проверяются через ГИС ГМП, иногда информация может быть устаревшей, и возникает риск отказа из-за отсутствия данных об оплате);
• Перечень предоставляемых документов в двух копиях.
• Помимо заявления и списка, все документы должны предоставляться в оригинале или быть нотариально заверенными.

Как предоставить документы?

• Лично или через уполномоченного представителя в налоговую службу.
• Если через представителя - убедитесь, что у вас есть соответствующая доверенность;
• Через почтовую службу с уведомлением и детализацией вложений.

Этап 7. Получите подтверждение регистрации филиала или представительства.

Согласно новым нормативам, с 24.08.2021 года для аккредитации представительства или филиала иностранной организации устанавливается срок в 15 рабочих дней начиная с даты представления необходимых материалов.

В случае, если регулирующий орган не предъявит отказа, иностранному учреждению предоставляется:

• Удостоверение о регистрации в списке утвержденных филиалов и представительств по форме № 15СвФП.
• Информационный документ о регистрации в списке утвержденных филиалов и представительств по форме № 15ЗФП.
• Причины для возможного отклонения запроса на одобрение присутствия иностранного отделения или представительства на территории России.

Этап 8. Основания для отказа в аккредитации как определено в Законе № 160-ФЗ:

• Невыполнение корректировок в установленные сроки после приостановления.
• Поздняя подача материалов для аккредитации.
• Выявление неправдивой информации в предоставленных учредительных документах.
• Цель создания филиала или представительства, которая не соответствует основным законам РФ или международным договорам.
• Цель, которая может подвергнуть риску основные интересы и ценности РФ.
• Прекращение аккредитации из-за серьезных нарушений законов и договоров РФ.
• Лидерство лица, имеющего судебное решение об административном правонарушении.
• Долг иностранного компании свыше 3 тыс. рублей к началу месяца подачи заявления на аккредитацию.
• Повторное представление документации разрешено без ограничений.

Важно помнить, что при отказе государственный сбор не возвращается.

При повторной попытке аккредитации все действия начинаются заново: подготовка, переводы, утверждения и оплата.

Рекомендуем обращаться к профессионалам из "Лаборатории правосудия" для экономии времени и ресурсов.

Этап 9. Получение документа о регистрации в налоговом органе от "Лаборатории правосудия".

С начала 15.03.2019, внесение в налоговый реестр филиала иностранных компаний происходит через автоматическую систему после аккредитации.

Остается лишь забрать документ о регистрации в соответствующем налоговом органе.

Этап 10. Получение кодов Росстата и записи в статрегистр от "Лаборатории правосудия".

Для этой процедуры необходимы:

• Информационное сообщение о включении в список официально признанных филиалов, активных на основе разрешения.
• Документ о регистрации в налоговом органе.
• Все материалы направляются в соответствующий отдел Росстата, где вы также получите уникальные коды для статистической отчетности.

Этап 11. Учет в внебюджетных структурах с помощью "Лаборатории правосудия".

После успешной аккредитации обратитесь в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования.

Предоставив необходимую документацию о статусе вашего филиала, вы получите уведомление с регистрационным номером, который потребуется для дальнейшей отчетности.

Этап 12. Открытие банковского счета и создание печати (если требуется) с "Лабораторией правосудия".

Для выполнения данного этапа представьте банку соответствующие документы вашего филиала.

Этап 13. Подготовка документации для аккредитации зарубежных сотрудников "Лаборатории правосудия".

Для приглашения иностранных специалистов в представительство (филиал) иностранной компании обратитесь за аккредитацией, учитывая квоты работников в соответствующей базе зарегистрированных отделений.

Для проведения данного процесса обращайтесь в ТПП РФ, которая регулирует аккредитацию иностранных сотрудников для большинства компаний. Для филиалов банков и кредитных учреждений ответственным органом является Центральный банк РФ.

В качестве подтверждения аккредитации вы получите свидетельство, которое необходимо вернуть в ТПП РФ при завершении трудоустройства сотрудника, закрытии представительства, изменении контактной информации или истечении срока действия документа.

Отмена аккредитации сотрудника производится после окончания его рабочей визы или ее аннуляции.

Оформите необходимые визовые документы для въезда сотрудников в Россию.

Документация, требуемая для аккредитации иностранных экспертов "Лаборатория правосудия":

• Обращение с просьбой аккредитации иностранного специалиста, подписанное директором иностранного компании или его подразделения.
• Обращение включает в себя согласие на обработку данных, указанных на веб-сайте ТПП РФ. Данное письмо предоставляется на официальном бланке компании с контактной информацией, электронная версия ускоряет получение документов.
• Сертификат о регистрации в государственном реестре аккредитованных представительств (филиалов) зарубежных компаний (оригинал/копия или нотариально заверенная копия).
• Информационный бюллетень о регистрации в реестре (оригинал/копия или нотариальная копия).
• Удостоверение о предоставлении полномочий руководителю иностранного подразделения на территории РФ (нотариально заверенная копия с переводом).
• Биографическая анкета кандидата по стандарту, две версии с прикрепленными фото (2 оригинала, с автографом эксперта).
• Электронный вариант включает скидку.
• Две официальные фотографии 3х4 см на светлом фоне, согласно стандартам ТПП.
• Копия паспорта с основной информацией.
• Оригинал карточки аккредитации, выданной ГРП при Минюсте России (если имеется).
• Процесс аккредитации может занять до полугода.
• Временный документ аккредитации может быть выдан на период ожидания.
• Стоимость аккредитации специалиста составляет 6000-7200 рублей за человека.

В рамках законов Российской Федерации, подразделение (отдел) юридической компании "Лаборатория правосудия" должно предоставить необходимые бумаги для регистрации в миграционном реестре в течение 7 деловых дней после приезда иностранца на территорию РФ.

При временном уходе из столицы и регистрации в другом населенном пункте, а затем возврате, обязательно регистрироваться в месте проживания в течение 7 деловых дней после возвращения.

Задача своевременного представления материалов для многоразовой рабочей визы и её получения лежит на плечах как самого иностранного специалиста, так и на отделе (представительстве) зарубежного юридического органа "Лаборатория правосудия" в качестве приемной стороны.

Юридическое сопровождение при регистрации зарубежных подразделений в России.

Запуск представительства или филиала в России - задача нетривиальная и времязатратная.

Часто уполномоченные структуры выносят отказы, и при этом оплата за аккредитацию не возвращается.

Чтобы минимизировать риски, стоит доверить этот процесс профессионалам.

Команда "Лаборатория правосудия" предоставляет комплекс услуг по регистрации зарубежных подразделений в России.

Наши услуги оплачиваются только после успешного завершения процедуры.

Благодаря нашему опыту, уже более 100 международных компаний успешно начали свою деятельность в России.

По завершению работы вы получите комплект документов:

• Аккредитационное удостоверение и запись в госреестре;
• Учет в налоговых органах;
• Данные о регистрации в статистических учреждениях;
• Материалы регистрации в Пенсионном фонде и Фонде соцстраха;

При дополнительных требованиях мы поможем в изготовлении печати, откроем счет в банке, а также поможем в аккредитации сотрудников и въезде иностранных коллег.

Юридическая компания "Лаборатория правосудия" также предоставляет услуги по юридическому сопровождению вашего бизнеса в России.

Ваш юридический партнёр - "Лаборатория правосудия" предлагает:

Регистрацию вашего офиса или подразделения без аванса: наша финансовая обязательственность и ответственность гарантируют результат.

Универсальные юридические сервисы:

• оформление всех требуемых материалов;
• перевод и нотариальное удостоверение;
• сдача документов для аккредитации и их получение;
• налоговая регистрация;
• комплектация всего необходимого для старта деятельности.

От вас потребуется минимум усилий.

Лучшие тарифы на рынке, а также привлекательные предложения при заказе полного юридического пакета для вашего подразделения.