Зачастую при обращении в судебные инстанции, к нотариусу, в налоговые структуры или другие госструктуры среди необходимых документов требуется апостиль или консульская верификация иностранного документа.
В этом материале мы подробно остановимся на смысле этих понятий и порядке осуществления апостиллирования документов и их консульской проверки.
Апостиль и верификация через консульство - это шаги, нужные для признания документов, выпущенных в одной стране, в другой.
В сущности, апостиль и консульская проверка предоставляют документам международную юридическую актуальность.
К примеру, для открытия ООО в РФ, основанного другой корпорацией, требуется экстракт из реестра корпораций, подтверждающий статус основателя.
В РФ соответствующий документ выдается налоговой службой и имеет стандартный вид.
Однако если фирма была основана за рубежом, нужно предъявить документ, определенный законами той страны.
Чтобы российская регистрационная служба была уверена в подлинности документа: выпущенного соответствующим органом и являющегося достоверным, документ следует апостилировать или пройти стадию консульской верификации.
Как определить: нужен апостиль или же консульская проверка?
Стоит понимать, что апостиль и консульская проверка — это разные этапы с аналогичной целью.
Апостиль ставится на документы для представления в странах, подписавших Гаагское соглашение от 05.10.1961 г., исключающее необходимость легализации зарубежных документов.
Консульская проверка нужна для стран вне этой конвенции.
На какие доки ставят апостиль?
Внимание! Документы, касающиеся предпринимательства за границей (контракты, счета, перевозочные бумаги и т.д.), не требуют официального подтверждения в виде апостиля или консульской проверки.
Кто признает апостиль?
Среди них — Испания, Германия, Греция, Великобритания, Швеция, США, Япония и др.
Кто его не учитывает?
Например, ОАЭ, Китай (за исключением Гонконга и Макао), Таиланд, Канада не подписали Гаагское соглашение.
Как правильно апостилировать документ?
Конвенция 1961 г. облегчила использование документов из одной страны в другой стране-участнике.
Если обе страны — члены Гаагской конвенции, документ можно апостилировать.
Согласно ст. 4 этой конвенции, апостиль ставится на документе или прикрепленной бумаге, согласно образцу из Конвенции.
Этот документ может быть представлен на официальном языке страны, где он был выдан, но название "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" обязательно на французском.
Каждое государство определяет органы для апостилирования, стоимость и процедуру.
Как в России сделать апостиль для документа, предназначенного для за границей?
Это может быть применено к документам от:
- государственных органов и лиц, включая те, что выходят от прокуроров, секретарей судов или судебных приставов;
- административным записям;
- нотариально заверенным документам;
- официальным заметкам, таким как регистрационные отметки, визы, подтверждающие дату, и подписи, не заверенные нотариусом.
Апостиль не ставится на:
- документы, выполненные дипломатическими или консульскими службами;
- административные документы, связанные с коммерческими или таможенными действиями.
Кто учитывает апостиль?
Например, Франция, Великобритания, Италия, Германия, Австрия, Греция, США, Норвегия, Япония и др.
Кто его игнорирует?
Среди них ОАЭ, Китай (исключая Гонконг и Макао), Сингапур, Таиланд, Канада, Индонезия, Иордания и др., так как они не подписали Гаагское соглашение.
Как оформить апостиль?
С 1961 года, благодаря Конвенции, стало проще использовать документы из одной страны в другой, если обе являются участниками.
По ст. 4 Конвенции, апостиль ставится прямо на документе или на приложенном листе.
Он должен соответствовать образцу Конвенции, но может быть на языке органа. Есть пункты, которые можно перевести.
Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" обязан быть на французском.
Каждое государство выбирает орган для апостилирования, устанавливает сборы, сроки и процедуру.
Как сделать апостиль в России для документа, предназначенного для зарубежья?
В России некоторые учреждения имеют право ставить апостиль на документах: Типичный срок для апостиля в России - 5 рабочих дней после регистрации запроса заявителя у соответствующего органа.
Тем не менее, этот период может удлиниться до 30 рабочих дней, если требуется дополнительный запрос.
Сбор за апостиль составляет 2 500 рублей за документ.
Важно! Документы из России для зарубежья должны апостилироваться здесь.
Документы из-за границы для России требуют апостиль из своей страны (если она часть Гаагской конвенции).
После этого, документы для РФ требуют перевод на русский и нотариальное удостоверение.
Как сделать апостиль зарубежного документа для России?
Обратитесь к соответствующему органу страны выдачи документа.
Найдите правильный орган на сайте (Каковы шаги для консульской легализации?
Если страна-адресат для российского документа или страна-выдавец зарубежного документа для РФ не входит в Гаагскую конвенцию, документу нужна консульская легализация.
Это более мудреный метод подтверждения документов.
МВД России регулирует справки о судимости и др. архивные документы, выданные этим ведомством.
Минобороны России отвечает за архивные материалы о службе в Вооруженных Силах РФ и прочих союзных структурах.
Генпрокуратура России занимается документами, предназначенными для иностранных государств в соответствии с международными соглашениями.
Федеральное архивное агентство уполномочено на архивные документы, подготовленные федеральными ведомствами и архивами.
Органы власти субъектов РФ в сфере архивов отвечают за материалы, подготовленные местными архивами.
Исполнительные ведомства региональных властей, обязанные выполнять регистрацию записей о гражданском положении, утверждают соответствующие документы.
Государственные инстанции в регионах Российской Федерации, контролирующие документы об образовании и квалификации, занимаются подтверждением таких материалов.
Минюст России управляет российскими Документами, удостоверенными в официальном порядке в соответствии с нормами Федерального закона "Об установлении апостиля ", кроме тех, что в ведении других упомянутых органов.
В России апостиля ставится за 5 рабочих дней с момента подачи запроса в соответствующий орган.
Но в ряде случаев этот срок может достигать до 30 дней при необходимости дополнительного запроса.
Как производится апостилирование зарубежного документа для России? Обратитесь в уполномоченное ведомство страны, где документ был выдан.
Какова процедура консульской аккредитации документа?
Если страна, где предполагается использовать российский или иностранный документ, не является частью Гаагской конвенции, документу необходимо пройти консульскую легализацию.
Это процесс, сложнее чем апостилирование.
Процесс консульской легализации зарубежных документов таков:
Заверение документа в МИД или другом уполномоченном учреждении страны-источника.
Условия, сроки и размеры сборов регулируются законами данной страны.
Заверение в консульстве страны, куда предоставляется документ, за пределами РФ.
Консульский работник может потребовать нотариально заверенный перевод.
Условия, сроки и размеры сборов за легализацию в консульстве определяются соответствующими регулирующими документами принимающей страны.
Как происходит легальное удостоверение документа из Российской Федерации в консульстве для внешних стран?
Этапы таковы: подтверждение нотариальной копии документа, проверка подлинности подписи нотариуса и его печати в Минюсте (занимает до 5 дней, без оплаты), обработка документа в Консульском департаменте МИД (максимум 5 дней, 350 руб. за документ) и последняя стадия - утверждение копии в консульстве страны-получателя в РФ.
Для коммерческих бумаг процедура иная: их утверждают в Торгово-промышленной палате, минуя Минюст и Консульский департамент МИД. Далее такие документы также проходят легализацию в консульстве страны-партнера.
А как легализовать иностранный документ для России?
Процесс включает в себя: утверждение документа в иностранном МИД или другой компетентной организации в соответствии с их законами, затем - утверждение в российском консульстве за границей (до 5 дней, 350 руб. за каждый документ).
После, документ на иностранном языке следует перевести на русский.
Этот перевод можно утвердить либо в консульском представительстве Российской Федерации за границей или у нотариуса с российской аккредитацией внутри страны.